Protokół odbioru uruchamia trzy rzeczy naraz: bieg gwarancji, płatność dla wykonawcy i rozliczenie wydatku w projekcie. Po podpisie bez uwag trudno dowodzić, że czegoś brakowało. Odbiór warto więc przeprowadzić jak test, a nie jak formalność. Poniżej lista, którą można wydrukować i przejść punkt po punkcie.
Kto powinien być przy odbiorze
- Nauczyciel, który będzie prowadził zajęcia. On wykonuje testy. Jeśli stanowisko obsługuje tylko pracownik wykonawcy, odbiór niczego nie sprawdza.
- Osoba odpowiedzialna za projekt. Porównuje dostawę z umową i ofertą.
- Administrator sieci, jeśli stanowisko łączy się z siecią szkolną.
Przed dniem odbioru przygotuj trzy dokumenty: umowę z opisem przedmiotu zamówienia, ofertę wykonawcy i kartę katalogową złożoną z ofertą. To do nich porównujesz to, co stoi w sali.
Krok 1: kompletność
Policz i odhacz każdy element z umowy: stanowisko, komputer, ekrany lub gogle, sterowniki, urządzenie nauczyciela, okablowanie. Zapisz w protokole numery seryjne. Sprawdź, czy parametry sprzętu zgadzają się z kartą katalogową z oferty, a nie tylko z opisem w umowie. Wykonawca zaoferował konkretny produkt i ten produkt ma dostarczyć.
Krok 2: dziesięć testów działania
| Test | Jak sprawdzić |
|---|---|
| Uruchomienie | Nauczyciel sam włącza stanowisko od wyłączonego zasilania do gotowości |
| Sterowniki | Każda dźwignia, pedał i przycisk reaguje w ćwiczeniu |
| Obraz | Wszystkie ekrany działają; w goglach obraz jest ostry i podąża za ruchem głowy |
| Scenariusze | Każdy scenariusz z listy w ofercie się uruchamia; jeden przejdź do końca |
| Urządzenie nauczyciela | Założenie klasy i ucznia, wybór scenariusza, podgląd na żywo |
| Wynik | Po ćwiczeniu jest karta wyniku przypisana do ucznia; da się ją wydrukować lub wyeksportować |
| Język | Interfejs, komunikaty i instrukcja są po polsku |
| Platforma ruchu | Jeśli jest: ruch zgodny z obrazem i sprawdzony sposób awaryjnego zatrzymania |
| Ponowne uruchomienie | Po wyłączeniu i włączeniu zasilania stanowisko wraca do pracy bez pomocy serwisu |
| Sieć | Połączenie z urządzeniem nauczyciela działa w sieci szkolnej, nie tylko na sprzęcie wykonawcy |
Testy najlepiej wykonać po instruktażu, tego samego dnia. To jednocześnie sprawdzian, czy instruktaż wystarczył.
Krok 3: licencja i dokumenty
- Licencja: na jaki okres, od jakiej daty i na ile stanowisk. Okres powinien zgadzać się z ofertą. Poproś o potwierdzenie na piśmie albo pokaż je na ekranie i zapisz w protokole.
- Instrukcja obsługi po polsku, w wersji, którą nauczyciel może otworzyć bez wykonawcy.
- Karta gwarancyjna z okresem, zakresem i sposobem zgłaszania usterek: adres, telefon, czas reakcji.
- Deklaracja zgodności dla sprzętu, jeśli umowa jej wymaga.
- Lista uczestników instruktażu z podpisami.
Protokół: bez uwag czy z uwagami
Jeśli wszystko działa i jest kompletne, protokół bez uwag jest w porządku. Jeśli czegoś brakuje, są dwie drogi i wybór zależy od tego, co mówi umowa:
- Wada istotna, czyli stanowisko nie nadaje się do prowadzenia zajęć: odmowa odbioru i wyznaczenie nowego terminu. Przykład: brak licencji, niedziałający sterownik, brak urządzenia nauczyciela.
- Wada nieistotna: odbiór z uwagami. Każdą uwagę wpisz do protokołu z terminem usunięcia. Przykład: brak drukowanej instrukcji, jeden scenariusz do aktualizacji.
Uwaga ustna nie istnieje. Przy reklamacji i przy kontroli projektu liczy się to, co jest w protokole.
Dobrze, gdy umowa rozstrzyga te sprawy z góry: co jest wadą istotną, ile dni ma wykonawca na usunięcie uwag i od którego dnia biegnie gwarancja, gdy odbiór był z uwagami. Jeśli projekt umowy tego nie mówi, warto to dopisać przed ogłoszeniem postępowania.
Po podpisie
Zachowaj protokół razem z ofertą i kartą katalogową w dokumentacji projektu. Zapisz datę końca gwarancji i datę końca licencji w kalendarzu osoby odpowiedzialnej za pracownię. W pierwszych tygodniach zgłaszaj na piśmie wszystko, co działa inaczej niż w dniu odbioru.
Najczęstsze pytania
Kto powinien wykonywać testy przy odbiorze symulatora?
Nauczyciel, który będzie prowadził zajęcia. Jeśli stanowisko obsługuje tylko pracownik wykonawcy, odbiór niczego nie sprawdza.
Co zrobić, gdy przy odbiorze czegoś brakuje?
Przy wadzie istotnej odmówić odbioru i wyznaczyć nowy termin. Przy wadzie nieistotnej podpisać protokół z uwagami i terminem ich usunięcia.
Z czym porównywać dostarczone stanowisko?
Z umową, ofertą wykonawcy i kartą katalogową złożoną z ofertą.
Jak to wygląda u nas
Montaż, instruktaż i odbiór robimy w jednym przyjeździe, a protokół zawiera pełną listę elementów, dokumentów i licencji. Testy z tej listy przechodzimy razem z nauczycielem. Cały przebieg dostawy opisujemy w tekście Od umowy do pierwszej lekcji, a zakres gwarancji w artykule Gwarancja w przetargu na symulator.
