W piętnastu postępowaniach na symulatory, które przejrzeliśmy w Biuletynie Zamówień Publicznych, dziesięć miało układ „cena 60, gwarancja 40”. Skutek jest przewidywalny: wykonawcy oferują maksymalny punktowany okres gwarancji, kryterium przestaje różnicować i wygrywa najniższa cena. Jeśli zamawiający chce dostać coś więcej niż najtańsze stanowisko, musi punktować to, czym oferty naprawdę się różnią.
Trzy warunki dobrego kryterium
Ustawa Prawo zamówień publicznych stawia kryteriom trzy wymagania, które w praktyce decydują o tym, czy kryterium się obroni:
- Dotyczy przedmiotu zamówienia, nie wykonawcy. Doświadczenie firmy, liczba wdrożeń czy sytuacja finansowa to warunki udziału, nie kryteria.
- Jest mierzalne. Ma jednostkę, minimum, maksimum i wzór. Opis nie może zostawiać komisji swobody w przyznawaniu punktów.
- Da się sprawdzić na podstawie oferty. Wykonawca wpisuje wartość w formularzu, a dokument, na przykład karta katalogowa, ją potwierdza.
Warto pamiętać o jednym skutku punktu trzeciego: dokumentu, który potwierdza cechę punktowaną w kryterium, nie można uzupełnić po terminie składania ofert. Trzeba to napisać w SWZ wprost, żeby wykonawcy złożyli komplet od razu.
Co da się punktować
| Kryterium | Miara | Na co uważać |
|---|---|---|
| Termin dostawy | Dni od podpisania umowy, w przedziałach | Podaj najkrótszy punktowany termin; krótszego nie da się dotrzymać |
| Czas naprawy | Dni robocze od zgłoszenia do przywrócenia sprawności | Zdefiniuj w umowie, kiedy naprawa jest zakończona |
| Sprzęt zastępczy | Tak lub nie, z terminem dostarczenia | Punkty tylko za zobowiązanie z terminem |
| Okres licencji i aktualizacji | Miesiące ponad wymagane minimum | Górna granica, jak przy gwarancji |
| Funkcje dodatkowe | Zamknięta lista funkcji, punkty za każdą | Każda funkcja opisana tak, żeby dało się ją pokazać |
| Instruktaż kadry | Godziny ponad wymagane minimum | Górna granica; godziny w placówce, nie zdalnie |
Termin dostawy był punktowany w trzech z piętnastu postępowań, z wagą 40, 35 i 10 punktów. W postępowaniu z wagą 40 umowa przewidywała dostawę w 25 dni. To kryterium ma sens, gdy projekt ma twardy termin rozliczenia. Gdy terminu nie ma, punkty lepiej przeznaczyć na serwis.
Funkcje dodatkowe punktowano raz, z wagą 35. To najtrudniejsze kryterium do opisania i jedyne, które nagradza lepszy produkt, a nie lepsze warunki umowy. Działa tylko z zamkniętą listą: na przykład „podgląd ćwiczenia na stanowisku nauczyciela”, „raport ucznia do wydruku”, „scenariusz z pieszym w strefie pracy”. Zapis „dodatkowe funkcje zwiększające walory dydaktyczne” nie spełnia warunku mierzalności.
Czas naprawy zamiast kolejnych lat gwarancji
Dla szkoły różnica między gwarancją na 60 i 72 miesiące jest mniejsza niż różnica między naprawą w 5 i w 30 dni. Stanowisko, które stoi niesprawne, nie realizuje zajęć niezależnie od tego, ile lat gwarancji zostało.
W umowach z dwóch postępowań z lat 2025 i 2026 zamawiający wpisali warunki serwisu jako wymaganie: reakcja w 48 godzin albo w 2 dni robocze, naprawa w 14 dni albo 14 dni roboczych, w jednym przypadku sprzęt zastępczy w 5 dni. To dobry punkt odniesienia dla minimum. Punktować można skrócenie tych terminów.
Przykładowy układ wag
Układ, który różnicuje oferty i nie odbiera znaczenia cenie:
| Kryterium | Waga |
|---|---|
| Cena | 60 |
| Gwarancja, w pełnych przedziałach 12 miesięcy, z górną granicą | 20 |
| Czas naprawy, w przedziałach dni roboczych | 10 |
| Termin dostawy albo okres licencji | 10 |
To przykład, nie wzór do przepisania. Wagi zależą od tego, co dla projektu jest ryzykiem: termin rozliczenia, ciągłość zajęć czy koszty po okresie trwałości.
Czego nie punktować
- Doświadczenia wykonawcy. To warunek udziału w postępowaniu.
- „Jakości” bez miary. Ocena wrażeń komisji z prezentacji bez opisanej skali naraża postępowanie na odwołanie.
- Parametrów, które nie zmieniają zajęć. Rozdzielczość ekranu ponad wymaganą albo moc komputera rzadko przekłada się na to, czego nauczy się uczeń.
- Tego, czego nie zamierzasz egzekwować. Każda punktowana wartość powinna trafić do umowy razem z karą za jej niedotrzymanie.
Najczęstsze pytania
Co można punktować poza ceną i gwarancją?
Termin dostawy, czas naprawy, sprzęt zastępczy, okres licencji i aktualizacji, funkcje dodatkowe z zamkniętej listy oraz liczbę godzin instruktażu.
Czy doświadczenie wykonawcy może być kryterium oceny ofert?
Nie. Doświadczenie firmy to warunek udziału w postępowaniu. Kryteria muszą dotyczyć przedmiotu zamówienia.
Czy dokument potwierdzający punktowaną cechę można uzupełnić?
Nie można go uzupełnić po terminie składania ofert, dlatego warto napisać to wprost w SWZ.
Jak to wygląda u nas
W każdej wycenie podajemy termin dostawy, warunki serwisu, okres licencji i zakres instruktażu, razem z kartą katalogową. Można je porównać z innymi ofertami, zanim powstanie opis kryteriów. O samej gwarancji piszemy w tekście Gwarancja w przetargu na symulator, a o wymaganiach w Jak opisać symulator w OPZ.
Źródła
- Ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, art. 107 i art. 240–242.
- Ogłoszenia o zamówieniu i o wyniku postępowania z Biuletynu Zamówień Publicznych z lat 2023–2026.
Nazwy postępowań pomijamy, bo tekst jest o metodzie, nie o konkretnych zamawiających.
