Jak opisać symulator w OPZ, żeby dostać oferty, a nie pytania

Przejrzeliśmy ogłoszenia o zamówieniu i o wyniku postępowania na symulatory szkoleniowe z Biuletynu Zamówień Publicznych z lat 2023–2026 oraz dwa wyroki Krajowej Izby Odwoławczej w sprawach o symulatory. Wyłania się z tego dość spójny obraz tego, co działa w opisie przedmiotu zamówienia, a co kończy się pytaniami do SWZ, przesuniętym terminem albo odwołaniem. Ten tekst jest dla osoby, która pisze OPZ na symulator do pracowni szkolnej i chce dostać porównywalne oferty.

Dwa sposoby opisu

Zamawiający opisują symulatory na dwa sposoby.

Parametrycznie: platforma ruchu na siłownikach o określonym skoku, gogle o określonej rozdzielczości, konkretny model wózka. Taki opis daje pewność, co się dostanie, ale zawęża konkurencję i wymaga wiedzy technicznej, której zamawiający zwykle nie ma. W jednym z postępowań z 2025 roku warunek udziału wymagał doświadczenia w dostawie symulatorów „zbudowanych w oparciu o platformę ruchomą, bazującą na siłownikach”, a zamawiający odrzucił pytanie o dopuszczenie platformy o większej liczbie stopni swobody, ale innej konstrukcji. Sprawa skończyła się odwołaniem konkurenta do KIO (wyrok KIO 1103/25), które Izba oddaliła, ale kosztowało to wszystkich kilka tygodni.

Funkcjonalnie: przez efekt szkoleniowy i to, co stanowisko ma umożliwiać. Postępowanie z września 2026 roku na symulator wózka widłowego zawierało zdanie, które warto zapamiętać:

Zamawiający nie wymaga zastosowania określonej architektury sprzętowej, liczby siłowników, rodzaju platformy ruchu, konkretnego modelu gogli ani wskazanej klasy procesora lub karty graficznej. Oferowany zestaw ma osiągać niżej opisany efekt funkcjonalny.

Ten sam zamawiający odrzucił potem trzy propozycje wykonawców, żeby dopisać do OPZ obowiązkową haptykę, fizyczną obudowę stanowiska i zgodność z wytycznymi dostępności. Uzasadnienie za każdym razem było to samo: opis jest funkcjonalny i nie narzuca konstrukcji. To dobra praktyka, którą polecamy.

Co naprawdę stoi w wymaganiach

Z ogłoszeń wynika, że zamawiający, niezależnie od stylu opisu, wymagają tych samych rzeczy. Poniższa lista jest dobrym szkieletem OPZ:

• Stanowisko operatora z fizycznymi elementami sterowania odpowiadającymi obsłudze maszyny: kierownica, pedały, dźwignie lub joysticki; fotel z regulacją i pasem.
• Wizualizacja immersyjna i panoramiczna: gogle albo system wieloekranowy, bez wskazywania modelu.
• Sprzężenie zwrotne, jeśli jest potrzebne dla efektu szkoleniowego: platforma ruchu zsynchronizowana z symulacją, z wyłącznikiem awaryjnym. Warto określić, co ma odwzorowywać (na przykład przechył wzdłużny i poprzeczny), a nie ile ma siłowników.
• Program ćwiczeń: co najmniej manewrowanie, pobieranie i odkładanie ładunku, praca z regałem, jazda w ograniczonej przestrzeni; więcej niż jeden scenariusz roboczy.
• Ocena uczestnika: rejestracja przebiegu lub wyniku, wskazanie błędów, kolizji i naruszeń zasad bezpieczeństwa; wynik przypisany do uczestnika lub sesji.
• Stanowisko nauczyciela: wybór i uruchamianie ćwiczeń, obserwacja przebiegu, dostęp do wyników.
• Język: interfejs lub instrukcja po polsku, instruktaż kadry po polsku, dokumentacja po polsku.
• Licencja: pełna funkcjonalność przez co najmniej pięć lat od odbioru bez dodatkowych opłat, albo bezterminowa.
• Gwarancja i serwis: minimalny okres, czas reakcji, czas naprawy, aktualizacje oprogramowania, serwis pogwarancyjny przez określony czas.
• Miejsce i zasilanie: stanowisko do użytku w typowej sali, 230 V bez przebudowy instalacji, możliwość wniesienia i późniejszego przeniesienia.

Kryteria oceny ofert

W piętnastu postępowaniach na symulatory, które przejrzeliśmy, kryteria układały się tak:

Gwarancja jako drugie kryterium to standard. Minimalne okresy wahały się od 12 do 60 miesięcy, a jedno postępowanie punktowało gwarancję aż do 120 miesięcy. Jeśli gwarancja ma być kryterium, warto w OPZ napisać, co obejmuje: reakcję w dniach roboczych, naprawę, sprzęt zastępczy, aktualizacje. Inaczej oferty z „60 miesięcy gwarancji” będą nieporównywalne, bo każdy wykonawca rozumie to słowo inaczej. Dokładnie o to potknęło się jedno z postępowań z 2025 roku (wyrok KIO 2808/25): projekt umowy nie rozgraniczał gwarancji wykonawcy od gwarancji producenta.

Jakich dokumentów żądać

W większości postępowań zamawiający żądali z ofertą przedmiotowego środka dowodowego: karty katalogowej, specyfikacji technicznej albo wykazu oferowanych produktów z nazwą producenta, modelem i komponentami. To najprostszy sposób, żeby oferta była sprawdzalna, a nie deklaratywna. Warto tylko przewidzieć w SWZ możliwość uzupełnienia dokumentu; w jednym postępowaniu brak załącznika oznaczał odrzucenie oferty bez wezwania.

Warunek udziału w postępowaniu dotyczący doświadczenia to zwykle jedna lub dwie dostawy symulatora o określonej wartości w ostatnich trzech latach. Spotkaliśmy progi od 100 do 200 tysięcy złotych za dostawę. Warunek powyżej wartości typowej dla rynku ogranicza liczbę ofert; poniżej wpuszcza wykonawców bez doświadczenia z placówkami oświatowymi. Rozsądny środek to jedna dostawa do placówki oświatowej o wartości zbliżonej do szacowanej wartości zamówienia.

Przykładowe zapisy

Kilka zdań w stylu funkcjonalnym, do skopiowania i dopasowania:

Symulator umożliwia ćwiczenie jazdy, manewrowania i pracy z ładunkiem na
wózku jezdniowym podnośnikowym czołowym w środowisku magazynowym, bez
użycia rzeczywistej maszyny.

Stanowisko nauczyciela umożliwia wybór i uruchamianie ćwiczeń, obserwację
przebiegu w czasie rzeczywistym oraz dostęp do wyników i raportów.

System rejestruje przebieg i wynik ćwiczenia, wskazuje kolizje i naruszenia
zasad bezpieczeństwa oraz przypisuje wynik do profilu uczestnika.

Licencja obejmuje pełną funkcjonalność oprogramowania przez co najmniej
5 lat od odbioru, bez dodatkowych opłat niezbędnych do zachowania
wymaganych funkcji.

Więcej zapisów, także dla innych stanowisk, jest na stronie każdego symulatora i na stronie dla zamawiającego. Zestaw stanowisk z opisem do wniosku i zapisami do OPZ dla konkretnego zawodu składa konfigurator pracowni.