Wartość zamówienia na symulator szacuje się dwa razy. Pierwszy raz przy pisaniu wniosku o dofinansowanie, kiedy pozycja „wyposażenie pracowni” trafia do budżetu projektu. Drugi raz tuż przed ogłoszeniem postępowania, kiedy z budżetu robi się wartość zamówienia w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Między jednym a drugim mija często rok albo więcej, a rynek symulatorów w tym czasie się zmienia. Poniżej sposób, żeby obie liczby były oparte na czymś więcej niż jednej wycenie z internetu.
Dwie liczby, które łatwo pomylić
W postępowaniu występują dwie kwoty i każda służy czemu innego.
| Kwota | Co to jest | Kto ją widzi |
|---|---|---|
| Wartość szacunkowa zamówienia | Całkowite wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością (art. 28 Pzp). Decyduje o trybie i progach | Dokumentacja zamawiającego |
| Kwota na sfinansowanie zamówienia | Ile zamawiający może zapłacić, zwykle brutto. Udostępniana najpóźniej przed otwarciem ofert (art. 222 ust. 4 Pzp) | Wszyscy wykonawcy |
Jeśli najtańsza oferta przekroczy kwotę na sfinansowanie, a zamawiający nie może jej zwiększyć, postępowanie się unieważnia i trzeba je powtarzać. To najczęstszy powód, dla którego dostawa symulatora przesuwa się o kilka miesięcy. Rzetelne szacowanie chroni przed tym bardziej niż cokolwiek innego.
Kiedy szacować
Pierwsze szacowanie, do wniosku, robi się z wyprzedzeniem i z zapasem na zmiany w projekcie. Drugie, formalne, ustawa każe zrobić blisko wszczęcia postępowania: przy dostawach nie wcześniej niż trzy miesiące przed jego wszczęciem. Jeśli wycena z wniosku jest starsza, trzeba ją odświeżyć, nawet jeśli kwota w budżecie projektu się nie zmienia.
Warto też sprawdzić, czy symulator nie jest częścią większej całości. Wyposażenie jednej pracowni kupowane w kilku częściach to nadal jedno zamówienie do celów szacowania. Wartość liczy się łącznie, a podział na części służy tylko temu, żeby więcej wykonawców mogło złożyć ofertę.
Krok 1: opis, zanim zapytasz o cenę
Najczęstszy błąd to prośba o wycenę „symulatora wózka widłowego” bez opisu. Każdy dostawca wyceni wtedy co innego: jeden sam program, drugi stanowisko z platformą ruchu, trzeci stanowisko z trzyletnią licencją i szkoleniem. Takich wycen nie da się porównać ani uśrednić.
Zanim wyślesz zapytanie, spisz na jednej stronie to, co trafi do opisu przedmiotu zamówienia: czego uczniowie mają się nauczyć, ile stanowisk, co musi umieć stanowisko nauczyciela, na ile lat licencja i jak długa gwarancja. Jak taki opis przygotować, piszemy w artykule Jak opisać symulator w OPZ. Ten sam dokument wysyłasz wszystkim dostawcom.
Krok 2: zapytanie, które daje porównywalne wyceny
W zapytaniu poproś o cenę rozbitą na elementy. Wtedy widać, gdzie wyceny się różnią i dlaczego.
| Element | O co zapytać |
|---|---|
| Stanowisko | Konfiguracja zgodna z opisem, liczba sztuk |
| Oprogramowanie i licencja | Okres licencji, co obejmuje, czy są opłaty roczne |
| Stanowisko nauczyciela | Czy jest w cenie, na jakim urządzeniu |
| Dostawa, montaż, uruchomienie | Czy wliczone, ile dni od podpisania umowy |
| Instruktaż kadry | Ile godzin, gdzie, dla ilu osób |
| Gwarancja | Okres w miesiącach, czas reakcji serwisu |
| Aktualizacje | Przez jaki okres, bez dodatkowych opłat |
Dwie pozycje wymagają szczególnej uwagi. Pierwsza to gwarancja: w większości postępowań na symulatory, które przejrzeliśmy w Biuletynie Zamówień Publicznych, jest kryterium oceny ofert z wagą 40 punktów. Wykonawcy będą więc oferować dłuższą gwarancję niż minimum, a to ma swoją cenę. Poproś o wycenę dla okresu, którego realnie oczekujesz, a nie dla minimum z opisu. Druga to licencja: licencja na rok oznacza dopłaty w kolejnych latach trwałości projektu, których nie ma w budżecie.
Zapytanie wyślij do co najmniej trzech dostawców i zapisz, do kogo i kiedy. Brak odpowiedzi też jest informacją o rynku.
Krok 3: sprawdź, za ile kupili inni
Ogłoszenia o wyniku postępowania są jawne. W wyszukiwarce ogłoszeń na platformie e-Zamówienia (ezamowienia.gov.pl) wpisz „symulator” w przedmiocie zamówienia i wybierz ogłoszenia o wyniku. W każdym znajdziesz przedmiot, liczbę ofert, cenę wybranej oferty, a często także cenę najniższej i najwyższej oferty oraz kryteria oceny. Kilka ogłoszeń z ostatnich dwóch lat daje obraz lepszy niż niejedna wycena.
Czytając ogłoszenia, zwróć uwagę na trzy rzeczy:
- Datę. Ceny jednego stanowiska w latach 2024–2026 wyraźnie się zmieniały, więc wynik sprzed dwóch lat trzeba traktować ostrożnie.
- Zakres. Jedno stanowisko to nie pracownia z dwoma stanowiskami i platformą ruchu. Porównuj przedmiot, nie tylko słowo „symulator”.
- Relację budżetu do ceny. W niektórych postępowaniach kwota na sfinansowanie była kilka razy wyższa od wybranej oferty, w innych najtańsza oferta ją przekraczała. Jedno i drugie to sygnał, że szacowanie oparto na zbyt małej liczbie źródeł.
Krok 4: policz i zapisz
Z wycen i ogłoszeń wyciągnij wartość, którą umiesz uzasadnić. Uśrednianie wycen o różnym zakresie nie ma sensu; lepiej przyjąć wycenę najbliższą opisowi i porównać ją z wynikami podobnych postępowań. Do wartości dolicz elementy, które w wycenach pominięto, na przykład dłuższą gwarancję albo dodatkowy instruktaż.
Całość opisz w krótkiej notatce z szacowania: data, źródła, zakres, wynik. Ta notatka jest dokumentem postępowania. Przyda się przy kontroli projektu i przy odpowiedzi na pytanie, skąd wzięła się kwota na sfinansowanie.
Krok 5: kwota na sfinansowanie
Kwotę, którą udostępnisz przed otwarciem ofert, ustal na podstawie wartości szacunkowej powiększonej o VAT i o rozsądny zapas. Zbyt niska kwota kończy się unieważnieniem. Zbyt wysoka nie szkodzi postępowaniu, ale w projekcie z budżetem ustalonym we wniosku nadwyżka często przepada, bo nie da się jej przesunąć na inne wydatki bez zmiany projektu.
Czego nie robić
- Nie szacuj na podstawie jednej wyceny, szczególnie od dostawcy, który pomagał pisać wniosek. To nie jest zarzut wobec dostawcy, tylko słabe uzasadnienie przy kontroli.
- Nie kopiuj kwoty z budżetu wniosku bez aktualizacji.
- Nie dziel pracowni na osobne zamówienia, żeby zejść poniżej progu.
- Nie szacuj „symulatora” bez licencji, instruktażu i gwarancji. To one najczęściej różnicują oferty.
Jak możemy pomóc
W ramach rozeznania rynku przesyłamy wycenę konfiguracji rozbitą na elementy z tabeli powyżej, razem z kartą katalogową stanowiska. Tę samą kartę składamy potem z ofertą, więc opis, wycena i oferta dotyczą tego samego przedmiotu. W formularzu kontaktowym zaznacz etap „szacuję wartość zamówienia, planuję zakup”. Jeśli dopiero składasz zestaw stanowisk, zacznij od konfiguratora pracowni.
